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Bogotá, Junio 11 de 2008
ORGANIZACIONES JUVENILES
Jóvenes Conviven por Bogotá año 2007
Apreciados Jóvenes:
El proceso de Jóvenes Conviven por Bogotá en el capítulo que se adelanta actualmente está terminando. El contrato que suscribió la Secretaría de Gobierno con la OIM termina el próximo 25 de Junio. Esto significa que ninguna actividad o gestión administrativa deberá adelantarse posterior a esa fecha.
Como algunas de las organizaciones tienen saldos pendientes por no
haber gastado la totalidad de los recursos asignados, se ha determinado
que Proactiva entregue bonos de diferentes proveedores donde las
organizaciones juveniles puedan reclamar distintos materiales que
pudieran ser útiles para sus trabajos.
Estos bonos solo pueden ser tramitados a partir de la definición final
de saldos por organización. A la fecha algunas organizaciones juveniles
no han entregado cuentas de cobro de sus proveedores, por esta razón
sus saldos están pendientes por ser definidos.
Esta situación genera la imperiosa necesidad de determinar una fecha
límite para la entrega de las cuentas de cobro pendientes a Proactiva.
Dada la cercanía de la terminación del convenio OIM-Secretaría de
Gobierno, se ha determinado sea hasta el miércoles 18 de Junio para que
Proactiva, con base en esas cuentas entregadas, pueda generar los
saldos restantes a las organizaciones juveniles pendientes.
Esto significa que si el 18 de Junio no se han recibido las cuentas de
cobro pendientes, Proactiva generará las organizaciones juveniles
pendientes un bono por el valor restante entre lo gastado y lo aprobado
para apoyo del proyecto agotando los recursos que quedaban disponibles.
Se concluye con lo explicado, que si alguna organización juvenil no
pasa las cuentas de cobro que tenga pendientes de pago en esa fecha, no
podrá hacerlo en fechas posteriores.
Es necesario tener presente esta comunicación para evitar que algún
proveedor de Ustedes quedara sin pago y luego viniera a cobrarle a la
organización juvenil por algún servicio prestado del cual no se pasó la
cuenta de cobro a tiempo. Por estas cuentas tampoco podría ya responder
ni Proactiva, ni la OIM, ni la Secretaría de Gobierno pues ya los
recursos del Convenio entran en una etapa de liquidación final.
Dado lo importante de esta comunicación, se recomienda a cada
organización juvenil que para el momento que entregue las cuentas de
cobro, tomen una copia para que les sea firmada por quien las recibe
(gestor local, coordinadora del proyecto o Proactiva), de modo que cada
una tenga el soporte de la fecha en que pasó sus cuentas de cobro e
igualmente el gestor local tenga el soporte de la fecha en que la
organización le entregó.
Nuevamente se deja explícito que hasta el 18 de junio es la fecha final
para recibir cuentas. Deben acordar con su gestor una cita para que le
sean recibidas sus cuentas pendientes. Sin embargo para facilitar el
proceso, se determinó que ese día miércoles 18 de Junio, estarán todos
los gestores atendiendo en la casa de la sede de Jóvenes Conviven entre
las 8:30 a.m. y las 6:00 p.m.
Después de esta fecha Proactiva empezará a entregar los cheques correspondientes de las cuentas pasadas.
Esperamos que como hasta la fecha, terminemos el ejercicio
administrativo y contable de la manera más eficiente y que todo llegue
a su feliz término.
Cordialmente,
EDILSA ROJAS SÁNCHEZ
Coordinadora Operativa
Programa Jóvenes Conviven por Bogotá 2007
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